Baubeschlag-Grosshandel führt eNVenta ERP ein

(Schwerzenbach) Die norddeutsche Johannes Topf Baubeschlag GmbH arbeitet seit dem 1. Januar 2013 mit eNVenta ERP. Die 63 Mitarbeitenden profitieren zum Beispiel vom eNVenta-Bestellautomat für effektive Prozesse im Bestellwesen und vom elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten, der durch die neue Software möglich wurde.

Das Grosshandelsunternehmen Johannes Topf Baubeschlag GmbH wurde 1835 gegründet und hat sein Stammhaus in Husum, im äussersten Norden Deutschlands. Eine Niederlassung befindet sich in Itzehoe, ebenfalls in Schleswig-Holstein. Seit dem 1. März 2013 verfügt Topf über einen dritten Standort in Glinde, direkt an der Stadtgrenze Hamburgs. Typische Kundengruppen sind Tischler, Zimmerer, Fenster- und Türenbauer sowie Trockenbauer, die gerne auf die breiten Produktsortimente in den Bereichen Baubeschläge, Montage- und Dichtungstechnik, Lacke, Eisenwaren und Werkzeuge zurückgreifen.

eNVenta ERP erfüllt die Kriterien

Als sich abzeichnete, dass die Software, die Topf bisher im Einsatz hatte, das Ende ihres Lebenszyklus erreichen würde, initiierte Geschäftsführer Rickmer Topf gemeinsam mit dem befreundeten Unternehmen Beschläge Koch GmbH aus Freiburg im Breisgau die Suche nach einem neuen ERP-System. Es sollte modern und zukunftsfähig sein und effizientere Prozesse sowie einen optimierten Daten- und Informationsaustausch mit Herstellern und Lieferanten ermöglichen. Auch ein tief integrierter Webshop stand im Pflichtenheft, das ein Projektteam mithilfe von Mitarbeiterbefragungen erarbeitet hatte. Schliesslich machte eNVenta ERP das Rennen.

Optimiertes Bestellwesen

Aus dem automatischen Bestellwesen von eNVenta ERP zieht das Handelsunternehmen grossen Nutzen. Bei Topf automatisiert es die Beschaffung aller Artikel, für die das Reichweiten-Verfahren sinnvolle Informationen liefert.

Auch der Verfahrensablauf von Sonderbestellungen kommt sehr gut an. Für diese kundenspezifische Beschaffungsware ist eine Lagerhaltung nicht zweckmässig. Im neuen ERP-System werden diese Produkte über einen integrierten Workflow bestellt. Bereits im Webshop sind Datensätze der Sonderbestellung-Lieferanten hinterlegt. So sind Bestellungen, Warenfluss und Preisfindung einfach zu organisieren, im Gegensatz zur alten Software, wo diese Sonderbestellungen nur mit umständlichen Arbeitsschritten und Medienbrüchen möglich waren.

Deutlich komfortabler ist heute auch das Handling von Retouren und Gutschriften. Bei eNVenta ERP werden alle dafür nötigen Prozesse vom ursprünglichen Lieferschein abgeleitet, was eine sehr einfache Rückabwicklung ermöglicht.

Webshop und Datenaustausch

Das Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler (E/D/E) bietet einen Multishop als E-Commerce-Lösung an, der in ERP-Systeme integriert werden kann. Auch die Firma Topf setzte ihren 40'000 Artikel umfassenden Webshop auf der Basis des E/D/E-Multishops neu auf und verknüpfte die beiden Shops per Schnittstelle. In einem zweiten Schritt wird auch der elektronische Datenaustausch mit dem E/D/E über die eNVenta-Schnittstelle implementiert. Bestellungen, Lieferbestätigungen und Rechnungen werden dann rein elektronisch ausgetauscht.

Fazit der Geschäftsführung

Rickmer Topf, Geschäftsführer der Johannes Topf Baubeschlag GmbH, sagt über seine neue ERP-Lösung: „Der Funktionsumfang von eNVenta ERP ist sehr mächtig. Das System ist komplex, zum Teil aber sogar genial. Für das Unternehmen ist die Einführung des neuen ERP-Systems eine Herausforderung gewesen, die erfolgreich gemeistert wurde, und zugleich ein wichtiger, notwendiger Schritt in die Zukunft.“