Alpiq InTec vereinfacht die Rechnungsverarbeitung und setzt auf E-Rechnungen

(Zürich-Urdorf) Ab Dezember wird schrittweise bei allen Schweizer Gesellschaften der Alpiq InTec Gruppe die manuelle durch eine elektronische Rechnungsverarbeitung abgelöst. Ziel der Umstellung ist die Vereinfachung des ganzen Verarbeitungsprozesses, der transparenter und effizienter wird. Die heutige manuelle Verarbeitung der jährlich über 300'000 Lieferantenrechnungen ist bei Alpiq InTec mit viel Handarbeit verbunden. Dies führt dazu, dass die Durchlaufzeiten lang sind: Im Schnitt vergehen über 20 Tage vom Zeitpunkt des Eingangs bis zur Bezahlung einer Rechnung. Dadurch entgehen Alpiq InTec Skontogutschriften, ausserdem ist der manuelle Prozess fehleranfällig und intransparent. "Bei der Evaluation hat sich rasch gezeigt, dass für die Alpiq InTec die optimalste Lösung für das ‹Komplettservice Modell› eine Kombination der beiden Anbieter RR Donnelley und Swisscom IT Services ist. Sie deckt von Papier über PDF bis zu EDI alle Rechnungsformen ab und ermöglicht den flexibelsten Rechnungsworkflow. In der praktischen Umsetzung profitieren wir heute vom Prozess-Know-how und der Projekterfahrung beider Spezialisten." Heinz Rhyner, Leiter Finanz- und Rechnungswesen der Alpiq InTec Gruppe Mit der Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist bei Alpiq InTec ein bedeutender Systemwechsel verbunden: Lieferantenrechnungen werden nicht mehr in Papierform vorliegen und von den Mitarbeitenden zu visieren sein, sondern sie werden elektronisch in der Applikation «Basware» geprüft und genehmigt. Dies bedingt, dass sämtliche Fakturen zentral über den Handelsplatz Conextrade von Swisscom IT Services angeliefert werden. Im Idealfall verschickt der Lieferant eine E- oder PDF-Rechnung. Wo noch vorhanden, werden eingehende Papierrechnungen gescannt und anschliessend ebenfalls dem elektronischen Prüfprozess zugeführt, der vom Workflowspezialisten RR Donnelley realisiert wird. Aus Sicht von Alpiq InTec bringt die elektronische Rechnungsverarbeitung grosse Vorteile mit sich:

• Der Verarbeitungsaufwand wird spürbar reduziert.
• Der Rechnungsfluss und die Freigabeprozesse sind systemgeführt und jederzeit nachvollziehbar. Hinsichtlich unverbuchter Rechnungen und Mahnungen herrscht Transparenz.
• Die Durchlaufzeiten verkürzen sich, dadurch reduzieren sich die nicht realisierbaren Skontoabzüge.
• Die Originalbelege sind im revisionssicheren Archiv stets verfügbar und können jederzeit eingesehen werden.

Das Einführungsprojekt ist bei Alpiq InTec bereits weit fortgeschritten. Erste Tests finden im Oktober dieses Jahres statt, die schrittweise Einführung bei allen Schweizer Gesellschaften der Alpiq InTec Gruppe beginnt im November. Alpiq InTec ist in den Bereichen Gebäudetechnik und Gebäudemanagement sowie der Energieversorgungs- und Verkehrstechnik tätig und beschäftigt rund 3‘800 Mitarbeitende an 80 Standorten in der Schweiz. www.alpiq-intec.ch RR Donnelley Schweiz ist ein auf die Rechnungsbearbeitung und Dokumentenverwaltung spezialisiertes Unternehmen mit Geschäftsstellen in Zürich-Urdorf und Genf-Carouge. rrdonnelley.ch Der Handelsplatz Conextrade der Swisscom IT Services ist die Drehscheibe für den Einkauf von Produktions- und Verbrauchsgütern sowie für alle Rechnungsprozesse. swisscom.com/conextrade