Aerodynamische Rechnungen

Swiss International Air Lines gestaltet mit Basware Rechnungsbearbeitung weltweit transparent und verkürzt Durchlaufzeit um mehrere Wochen.

(Zürich-Urdorf) «Nichts ist schöner, als Fliegen» - Nicht jeder würde zustimmen. Unbestritten ist, dass bei der SWISS alle mit dem Fluggeschäft verbundenen Rechnungen stets fristgerecht zur Bezahlung in den weltweit verteilten Buchhaltungen eintreffen. Bei der Fluggesellschaft SWISS zirkulieren jährlich etwa 100‘000 Rechnungen, unter anderem für Catering, Landegebühren, IT oder Gebühren für die Flugzeugabfertigung.

Das Unternehmen bearbeitete seine Rechnungen bis vor wenigen Jahren vollständig manuell - vom Posteingang über die Verteilung an die zuständigen Fachbereiche bis hin zur abschliessenden Weitergabe an die Buchhaltung. Dort wurden die Rechnungen gescannt, um sie für die digitale Archivierung vorzubereiten. Ein solcher Vorgang nahm manchmal bis zu sechs Wochen in Anspruch. Dies verursachte unnötige Abklärungen mit entsprechendem administrativem Aufwand. Ausserdem war gelegentlich nicht vollständig klar, wo und in welchem Status sich einzelne Rechnungen befanden.

Rechnungen weltweit auf der Spur

«In einem ersten Schritt analysierten wir die am Markt erhältlichen digitalen Lösungen», erinnert sich René Wieser, Managing Director und Head of Financial Accounting bei SWISS. «Dann bestätigte sich schnell, dass wir mit elektronisch gestützten Prozessen Fehler und Verzögerungen reduzieren können.» Eine Handvoll Anbieter stand zur Auswahl. «Manche konnten ihr Produkt aber nicht weltweit anbieten und andere hätten zu hohe laufende Lizenzgebühren verursacht», erklärt Wieser.

Schliesslich kam SWISS mit den Lösungen des finnischen Anbieters in Berührung. Basware ist nicht nur in der Lage, den internationalen Ansatz zu unterstützen, sondern liefert mit seiner Software auch ein einfach zu bedienendes Produkt.

SWISS wählte Basware Scan & Capture sowie Invoice Processing (IP), implementiert von RR Donnelley. Scan & Capture ist eine Scan-Lösung, die Rechnungen digitalisiert und zur weiteren Bearbeitung an Basware IP weiterleitet. Mit IP steht SWISS ein Werkzeug zur Verfügung, das den Aufenthaltsort von digitalen Rechnungen im gesamten Unternehmen jederzeit schnell erkennt. Systematisch hilft Invoice Processing, die Rechnungen durch den Freigabeprozess bis hin zur Verbuchung und Archivierung in der Buchhaltung zu befördern.

Software weltweit eingeführt – in nur einem Jahr

Nach etwa einem Jahr hatte RR Donnelley die Basware-Lösungen komplett in die IT-Umgebung von SWISS integriert. Nicht nur die Hauptniederlassung, sondern auch 31 Auslandsvertretungen verwenden die Software, beispielsweise in Hongkong, Johannesburg oder New York. Mit knapp 900 Lizenzen arbeiten die Mitarbeiter in den Buchhaltungen und in den Fachbereichen heute. Der stabile Betrieb des Basware-Systems ist mit einer der Gründe für die hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Die Prozesse sind so definiert, dass die Basware-Software mit den eingesetzten Drittlösungen bei der Fluggesellschaft Hand in Hand geht. Das funktioniert so: Rechnungen aus den verschiedenen Ländern - egal, ob für ein Produkt oder eine Dienstleistung - treffen in Papierform oder digital in den entsprechenden Länderbuchhaltungen ein. Klassische Rechnungen scannen die Angestellten dort intern mit Basware Scan & Capture. Anschliessend werden die gescannten Rechnungen in den Shared Service Centern (Basel, Bangkok, Mexiko und Krakau) vorkontiert. Kommen Rechnungen elektronisch an, befördert eine e-Invoicing Lösung diese direkt zu Basware IP, wo sie ihre Vorkontierung erhalten.

Papierrechnungen verbleiben in den Buchhaltungen, während Basware IP im nächsten Schritt der Fachabteilung die digitalisierten Rechnungen zukommen lässt. Hier liegt der eigentliche Geschwindigkeitsvorteil gegenüber der klassischen Rechnungsbearbeitung begründet: Die Übertragung erfolgt innerhalb von Sekunden in das E-Mail-Postfach des Empfängers. Keine physische Rechnung ist mehr von Raum zu Raum oder von Gebäude zu Gebäude unterwegs.

Im entsprechenden Fachbereich prüfen nun die verantwortlichen Mitarbeiter, ob alle in der Rechnung enthaltenen Informationen korrekt sind. Dazu gehören etwa das bestellte Produkt oder die Dienstleistung, die Bestellmenge sowie der Preis. Ist alles in Ordnung, setzt der entsprechende Mitarbeiter die Rechnung auf «geprüft». Um dem standardisierten «Vier-Augen-Prinzip» bei SWISS Rechnung tragen zu können, muss eine zweite autorisierte Person die geprüfte Rechnung freigeben. Dieser Prozess erfolgt elektronisch und automatisiert unter Berücksichtigung der sogenannten Freigabe-Limits. Anschliessend ist die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Der elektronische Beleg und der dazugehörige Datensatz gehen schliesslich an SAP R/3 in der Buchhaltung. Die SAP-Lösung dient der abschliessenden Verbuchung und gibt das elektronische Dokument an das Archiv weiter.

Dem Zahlungsziel voraus

Üblicherweise handelt es sich bei den zeitlichen Limits für Zahlungen um einen Zeitraum von 30 Tagen. Das ist aber nicht überall gleich: In bestimmten Ländern verlangen Lieferanten eine Überweisung innerhalb der Hälfte der Zeit.

Bevor das Unternehmen die Prozesse elektronisch aufgestellt hatte, konnte die Bearbeitung manchmal aber bis zu sechs Wochen dauern. Das neue Zahlungssystem trägt entscheidend dazu bei, dass alle Arbeitsschritte heute durchschnittlich innerhalb von sechs Tagen über die Bühne gehen. Weltweit den Aufenthaltsort einzelner Rechnungen zu kennen, war vor wenigen Jahren ebenfalls undenkbar. Im nächsten Schritt soll ein Autoflow installiert werden. Dieser Workflow befördert die Rechnungen nach den einzelnen Arbeitsschritten automatisch zum nächsten verantwortlichen Angestellten in der Bearbeitungskette. Das ist vor allem im Ausland ein grosser Vorteil: Geprüfte Rechnungen müssen nicht mehr an den verantwortlichen Buchhalter in der Schweiz adressiert werden.

Nutzen

• Lieferantenbeziehungen: noch pünktlichere Zahlung
• Einsatz der Software läuft störungsfrei
• Erhöhte Transparenz der in Verarbeitung befindlichen Rechnungen
• Elektronischer Freigabe-Workflow und Prüfung der Rechnungen unter Einbezug der Freigabe-Limits
• Automatisierte Umsetzung des Vier-Augen-Prinzip

Swiss International Air Lines
SWISS ist die nationale Fluggesellschaft der Schweiz und bedient ab zehn deutschen Flughäfen via Zürich (Drehkreuz) und den beiden Landesflughäfen Basel und Genf weltweit über 70 Destinationen mit einer Flotte von 88 Flugzeugen. Sie ist Teil des Lufthansa-Konzerns und Mitglied der Star Alliance, des weltweit grössten Netzwerkes von Fluglinien. Als nationale Fluggesellschaft der Schweiz steht SWISS für deren traditionelle Werte. Auf Grund ihrer Herkunft verpflichtet sie sich zu höchster Produkt- und Servicequalität. Ihre überschaubare Grösse ermöglicht es SWISS, Ihre Gäste persönlicher und individueller zu betreuen.
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RR Donnelley
RR Donnelley Schweiz ist ein auf die Rechnungsbearbeitung und Dokumentenverwaltung spezialisiertes Unternehmen mit Geschäftsstellen in Zürich-Urdorf und Genf-Carouge. RR Donnelley & Sons hat seinen Hauptsitz in Chicago und beschäftigt weltweit 60'000 Mitarbeiter.
In der Luberzen 17, 8902 Zürich-Urdorf, Jean-Claude.Ruppen @ rrdonnelley.ch, Tel. +41 44 735 33 30
rrdonnelley.ch

Über Basware
Basware ist mit mehr als 1 Million Anwendern in über 60 Ländern weltweiter Marktführer bei Purchase-to-Pay-Lösungen. Die Lösungen von Basware optimieren den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Mit den Lösungen und Services von Basware können Unternehmen ihre Liquidität verbessern, das Betriebskapital optimieren und ihre Finanzprozesse über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess flexibel steuern.
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