Manor führt vollständig digitale Personaldossiers ein

(Zürich-Urdorf) An über 50 in der ganzen Schweiz verteilten Standorten die Personaldossiers von rund 11‘500 aktiven Mitarbeitenden zu verwalten ist aufwändig und mühsam. Vor allem, wenn es sich dabei obendrein um Papierdokumente handelt und der notwendige Schutz gegen Verlust und unberechtigte Einsicht zusätzliche Anforderungen stellt. Manor, die grösste Warenhauskette der Schweiz, war daher bestrebt, Effizienz, Sicherheit und die standortunabhängige Zugriffsmöglichkeit bei der Verwaltung seiner Personaldossiers substantiell zu verbessern.

Durch Reorganisation der Personalabteilung erreichte Manor, dass nur noch 16 - statt vorher rund 50 - Standorte alle Mitarbeitenden betreuen. Ausserdem wurden die Personaldossiers vollumfänglich auf revisionssichere, digitale Medien (PDF/A Dateien) umgestellt. Dies ermöglicht, von jedem Manor-Standort jederzeit auf die erforderlichen Dokumente zugreifen zu können. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept garantiert dabei höchste Sicherheit und verhindert Zugriffe durch Unbefugte - sei es aus Neugier oder mit bösen Absichten. Alle Daten liegen auf Servern des Dokumentenmanagement Spezialisten RR Donnelley und sind bestens gegen Ausfälle und Verluste abgesichert. Bei den ca. 100 HR Benutzern wurde das neue System schon nach kurzer Zeit gut akzeptiert, wenn auch mancher dem vertrauten Papier ein wenig nachtrauert. Die Erleichterungen in der täglichen Arbeit und die Einsparungen, etwa bei Lagerraum oder Kopier- und Transportaufwand der Papierakten, zeigen die Überlegenheit der neuen Lösung eindrücklich.

Die Planungen zur Einführung digitaler Personaldossiers begannen schon 2010 mit dem Ziel, Effizienz, Sicherheit und Zugriffsmöglichkeit zu optimieren. Anhand einer umfangreichen Kriterienliste wurden Soft-wareanbieter und Scanningservices sorgsam evaluiert. Den Zuschlag erhielt RR Donnelley aus Urdorf, Zürich, die eine wirtschaftlich attraktive Lösung von Software und Scanning aus einer Hand anbieten konnte und bereits einige Jahre zuvor für Manors HR und Rechnungswesen ein Projekt erfolgreich durchgeführt hatte.

Zwischen Sommer 2011 und Juni 2012 wurde die Lösung realisiert. Sie beinhaltet einerseits die notwendigen Softwareanpassungen, andererseits das Aufbereiten und Scannen der vorhandenen Papierdossiers.

Zum Einsatz kommt die Standardsoftware OS|ECM von Optimal Systems, die an die besonderen Bedürfnisse von Manor angepasst wurde. Der Zugriff erfolgt Web-basiert und bietet dank Single-Signon gleichzeitig Komfort und Sicherheit. Anspruchsvoll ist das Konzept zur Steuerung der Zugangsberechtigungen. Sobald der Zugriff für die Linienmanager freigeschalten wird, werden insgesamt ca. 1‘200 Personen Lesezugriff auf Personaldossiers haben, aber natürlich nicht jeder auf alles. Linienmanager sehen nur ihre Unterstellten und für sie relevanten Dokumententypen, während HR Angehörige meist umfassendere Rechte besitzen. Die Zugangsrechte werden zentral in Manors SAP System gepflegt und einmal täglich an OS|ECM übertragen. So wird der Pflegeaufwand minimiert und gleichzeitig verhindert, dass Abweichungen und Ungenauigkeiten zu Sicherheitslücken führen. In Zukunft könnte so möglicherweise auch den Mitarbeiten Zugang zu ihren jeweiligen Dossiers gewährt werden.

Die Digitalisierung der insgesamt ca. 11‘500 Personaldossiers aktiver Mitarbeitender führte RR Donnelley gemäss genauen Vorgaben seitens Manor durch. Da Sicherheit und Vertraulichkeit höchste Priorität hatten, wurde bei RR Donnelley in Urdorf exklusiv für das Manor Projekt ein separater Arbeitsraum eingerichtet, der nur von wenigen damit betrauten Personen betreten werden durfte.

Ein Fahrer holte jeweils alle Dossiers eines Standorts ab und transportierte sie nach Urdorf. Die meist zwischen 10 und 100 Seiten starken Personaldossiers wurden bei RR Donnelley gemäss einem von Manor vorgegebenen Schema manuell geordnet, dann gescannt und mittels Texterkennung (OCR) bearbeitet sowie mit Metainformationen (Tags) versehen. Bereits bei RR Donnelley erfolgte sofort anschliessend eine Qualitätskontrolle um mögliche Fehler zu erkennen und zu beseitigen. Manor führte bei der Abnahme ebenfalls Stichprobenkontrollen an ca. 5 % der Dossiers durch und konnte sich daher von der äusserst akkuraten Arbeit der RR Donnelley Spezialistinnen überzeugen, es wurde praktisch kein relevanter Fehler gefunden. Für allfällige Nacharbeiten werden die gescannten Papierdokumente in einem gesicherten Raum mehrere Monate gelagert und anschliessend vernichtet.

Nach einer Pilotphase begann die Massenverarbeitung im Januar 2012 und endete im Mai planmässig. Neu anfallende Personaldokumente sendet Manor zweimal wöchentlich per Post an RR Donnelley, wo sie nach dem bewährten Muster bearbeitet und digital verfügbar gemacht werden. Manor erwartet, dass in 10 Jahren ca. 30‘000 Dossiers mit dem System verwaltet werden, da immer wieder Neueintritte erfolgen, die berücksichtigt werden müssen. Dossiers ausgeschiedener Personen werden noch 10 Jahre gespeichert und anschliessend vollumfänglich gelöscht, um den gesetzlichen Auflagen zu genügen.

Abgesehen von einigen kleineren Problemen verlief das Projekt weitgehend reibungslos.

Michael Brönnimann, Projektverantwortlicher bei Manor, zeigt sich höchst zufrieden mit dem Erreichten und freut sich über die konstruktive Zusammenarbeit:

"Unsere Erwartungen in Bezug auf Reduktion der Aufwände, Optimierung der Abläufe und Erhöhung der Sicherheit wurden vollumfänglich erfüllt. RR Donnelley hat sich einmal mehr als kompetenter, seriöser und lösungsorientierter Partner gezeigt."