Kuratle Group deckt Kommunikationsfehler im Datenaustausch mit SAP über den SAP IDoc Monitor von munich enterprise software auf

(Leibstadt)(PPS) Die Kuratle Group bietet Gesamtlösungen rund ums Holz und nutzt als langjähriger SAP-Kunde Intermediate Documents (IDocs), das zentrale SAP-Format zum Datenaustausch. Im Bestellwesen bindet Kuratle über IDocs Kunden und Lieferanten an. Fachkräfte im Bestellwesen waren dabei bislang stets in der Holschuld. Sie mussten prüfen, ob alles richtig funktioniert hat. War dies nicht der Fall, erfuhren sie stets erst nach Rückmeldung vom Lieferanten, dass etwas nicht angekommen ist.

Im Bestellwesen betraf dies in der Vergangenheit zum Glück nur eine Hand voll Beschäftigter. Dann jedoch implementierte Kuratle ein neues Lagerführungssystem eines Drittanbieters, das mit SAP ebenfalls über IDocs kommuniziert. Tausende von Warenbewegungen jeden Monat und ein massiv erweiterter User-Kreis ließen es dann zu einem Problem werden, dass immer wieder Nachrichten hängenblieben bzw. nicht richtig verarbeitet wurden. Schon bei den anfangs zwei an das Lagersystem angebundenen Standorten war dies offensichtlich – und weitere sieben sollten noch folgen. „Wir suchten deshalb eine Möglichkeit, IDocs besser zu überwachen, zu bearbeiten und zu administrieren. Unsere eigene, selbstentwickelte Lösung zum SAP-System- und Engineering-Monitoring beinhaltet diese spezielle Fähigkeit nicht“, wie Antonio Massaro vom IT-Application-Support bei Kuratle berichtet.

Seit 2020 kommt dafür der SAP IDoc Monitor zum Einsatz, ein Modul der SAP Monitoring-Tools von munich enterprise software (https://www.munich-enterprise.com/img/success-story-idoc-monitor-kuratle...). „Die Lösung deckt unsere Anforderungen vollständig ab. Bei dem auf Nischenprodukte spezialisierten Hersteller haben wir ein viel besseres Preis-Leistungs-Verhältnis, als wenn wir ähnliche Funktionen erst mühsam selbst entwickeln müssten“, so Antonio Massaro.

IDoc Monitor greift nicht in SAP ein

Die Einführung war kein aufwändiges Projekt: Das IT-Team erhielt einen SAP-Transport, implementierte ihn im Entwicklungs-, anschließend im Testsystem und schließlich im Produktivbetrieb. Die Einführung verlief zügig, kleinere Fragen konnte munich enterprise software umgehend und kompetent beantworten. „Man kann mit der Software schnell live gehen, denn sie greift nicht in das ERP-System ein oder verändert Daten. Der IDoc Monitor filtert lediglich bestehende Tabellen und liefert Resultate. Uns gefallen außerdem die Konfigurationsmöglichkeiten, mit der wir ihn auf unsere eigenen Belange anpassen können, etwa die Art von Fehlern, die berichtet werden sollen oder die Intervalle, in denen Reports erzeugt werden“, beschreibt Antonio Massaro die wesentlichen Vorteile der Lösung.

1.700 Alerts monatlich

Jede Mail des IDoc Monitors enthält einen SAP-Logon, über den man direkt auf die Auflistung der jeweiligen Fehler gelangt. Elektronische Geschäftsprozesse bei der Kuratle Group haben sich durch dieses schnelle Reporting vereinfacht und beschleunigt. Bleibt ein IDoc hängen, informiert das Tool sofort die zuständigen Personen aus der Lagerverwaltung, die dadurch schnell reagieren können. Mit HotM schlüpfen sie in eine proaktive Rolle, weil ihnen nichts mehr entgeht. Rund 1.700 Alerts gibt IDoc Monitoring pro Monat ab.

Ein typischer Fehler im bisherigen Prozess: Im Lagersystem wird an einem Standort ein Warenausgang gebucht, der nach Zustellung am Empfangslagerort wieder eingebucht werden muss. Konnte Schritt 1 nicht ausgeführt werden (weil der Materialbestand nicht stimmt) und wird die Ware dann trotzdem verschickt, kann sie am Empfangslagerort nicht eingebucht werden. „Dann bleibt das IDoc hängen und es ist nicht klar ersichtlich, weshalb“, erklärt Sarah Markwalder, zuständig für SAP-Projekte bei Kuratle. Konsequenz: Der Kundenauftrag lässt sich nicht ausführen. IDoc Monitoring informiert daher den Beschäftigten im Ausgangslager über den nicht gebuchten Wareneingang. Der Fehler kann korrigiert werden, bevor Folgefehler entstehen - der Ursprung der Fehlerkette ist ausgemerzt.

Sarah Markwalder: „Unser Business ist schnell: heute bestellt, morgen ausgeliefert. Verzögerungen können wir uns da nicht leisten. Mit dem IDoc Monitoring von munich enterprise software sind wir auf der sicheren Seite.“ Aufgrund ihrer guten Erfahrungen mit der Lösung führt die Kuratle Group derzeit zusätzlich das MailCenter von munich enterprise software ein und wird darüber künftig seine sämtliche E-Mail-Kommunikation aus SAP heraus steuern. Bisherige Versuche, dies mit dem Tool eines Drittanbieters durchzuführen, scheiterten an dessen nicht zufriedenstellender Funktionalität und folglich mangelnder Akzeptanz durch die Beschäftigten.