Es ist viel teurer, kein DMS zu haben

(Kriens) Viele Gründe sprechen für ein modernes DMS. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) blieben bisher noch zu oft bei ihren traditionellen Papierarchiven – sie haben hohe Kosten für Implementierung, Administration, Anschaffung und Unterhalt eines elektronischen DMS befürchtet. Josef Grünbichler, Geschäftsführer von Toolmaker Advanced Efficiency in Kaufering, ermutigt KMU anlässlich der DMS Expo, die Rechnung von der anderen Seite aufzumachen. Was kostet es mittel- und langfristig, wenn man bei der Papierarchivierung bleibt?

Grünbichlers These: Wer die Einspar-Möglichkeiten nicht nutzt, die ein modernes DMS bietet, zahlt um so mehr drauf, je länger er die Einführung hinausschiebt. „Die so genannte ‚Beleggutablage’ bei papierbasierter Belegführung und die damit verbundenen Arbeitsprozesse kosten unnötig viel Zeit und Geld – wesentlich mehr, als man ausgeben müsste“, so Grünbichler, „aber weil das alles so selbstverständlich ist und sich bisher niemand darüber beschwert hat, denkt man nicht darüber nach. Es ist auf den ersten Blick eine Investition ein DMS einzuführen; da ist es doch billiger bei den ‚Eh-da-Kosten’ zu bleiben. Erst wenn Arbeitszeit, Prozessdurchlaufzeiten und Reaktionszeit gegenüber Kunden und Lieferanten in die Kalkulation einfließen und das ganze auf 5-10 Jahre hochgerechnet wird ist die sofortige Entscheidung für ein zentrales DMS überfällig.“

Kunden- und Lieferantenrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und andere Buchungsbelege müssen ordentlich abgelegt werden, damit sie später schnell wieder gefunden werden – ebenso die gesamte begleitende Korrespondenz. Die Kosten für Papierarchive sind deshalb viel höher als mancher Unternehmer denkt: ca. 97 % der Kosten, die ein Papierarchiv mit sich bringt, sind Personalkosten (Gartner Group, 2010). „Jeder Mitbewerber, der ein elektronisches DMS einsetzt, arbeitet effizienter und besitzt damit einen klaren Wettbewerbsvorteil“ argumentiert Grünbichler.

Besonders viel Zeit kostet die Suche nach abgelegten Dokumenten - reine Manpower. „Während die Buchhaltung im Papierarchiv noch den passenden Aktenordner herausgreift, habe ich im elektronischen DMS das Dokument bereits auf dem Bildschirm oder an den Kunden gemailt“, so Grünbichler. Marktforscher betrachten die Suchzeiten nach Dokumenten als einen der höchsten Verlustposten im Unternehmen, verantwortlich für einen Produktivitätsverlust von zwischen 10 und 40 % der täglichen Arbeitszeit - pro Arbeitsplatz!

Viel wichtiger aus Grünbichlers Sicht sind jedoch strategische Überlegungen. „Papierarchive blockieren Innovation“, sagt er. „Vom Posteingang über die Buchhaltung bis zur Kundenkorrespondenz: papierbasierte manuelle Prozesse sind für die heutige Zeit zu langsam, zu Arbeitszeit-aufwändig und deshalb zu teuer“. Eine Bestellung, die ein Kunde gerade telefonisch ändern oder ergänzen möchte, ist leider nicht zu finden. Sie liegt in irgendeinem Posteingangskorb auf irgendeinem Schreibtisch. Man stellt dem Kunden unnötige Fragen, bitte um seinen Rückruf oder nimmt seinen Wunsch telefonisch auf. „Nach innen werden aufwändige zusätzliche Arbeitsvorgänge generiert, und nach außen werden falsche Signale gesendet: Dieses Unternehmen arbeitet nicht zeitgemäß, ist nicht effizient, ist deshalb vielleicht zu teuer oder nicht kundenfreundlich. Ein DMS dagegen findet die Kundenbestellung in Millisekunden; sie wird mit dem Kundenwunsch sofort ergänzt und kann abgearbeitet werden. Ein Rückruf und weitere administrative Maßnahmen entfallen“.

Für Grünbichler nehmen DMS eine Schlüsselrolle bei Innovationen ein, den ersten Schritt, ein Unternehmen auf die Zukunft auszurichten. Wer sein Papierarchiv auflöst und z.B. seine Bestellungen elektronisch archiviert, kann später Schritt für Schritt andere Prozesse nachziehen. Dann wirken DMS als Beschleuniger, sorgen überall im Unternehmen für reibungslose Abläufe. Buchhaltung, Kundenkorrespondenz und Wareneingang funktionieren effizienter, der Service ist schneller und kundenfreundlicher - und bekommt bessere Noten.

Auf der DMS Expo / IT & Business in Stuttgart ist Grünbichler mit seinem Unternehmen Toolmaker Advanced Efficiency als einer der wichtigsten Marktpartner für IBM Midrange-Systeme vertreten. „Wir bringen jede Menge DMS-Knowhow zum Ansehen und Anfassen mit nach Stuttgart. Ich zeige Ihnen gerne, was ein DMS für Ihr Unternehmen tun kann“.

Mit directarchiv bietet Toolmaker für die IBM i-Plattform ein schnelles Voll-DMS an, das gerade für KMU ideal ist. Es ist nicht nur sehr budgetfreundlich, sondern macht Unternehmen den Einstieg in die elektronische Archivierung besonders leicht. „directarchiv kann man mit wenig Aufwand nahtlos in bestehende Power i Anwendungen integrieren. Eine Installation mit Konfiguration dauert in der Regel einen Tag, dann ist das DMS im Echtbetrieb. Auf den Client-PCs muss nichts installiert werden, directarchiv läuft auf Power i mit jedem Web-Browser als Front End. Einfacher geht’s nicht“.

Toolmaker hat 20 ausgesuchte Eigenschaften von directarchiv eigens auf einer Website in Text und Bild zusammengefasst, einfach zum Durchklicken. Wer nicht zur DMS Expo kommt (oder jetzt schon neugierig ist), findet die Seite hier: www.toolmaker.de/powerdms

„Stecken Sie Ihr Geld nicht länger in das vorhandene Papierarchiv; Sie kriegen nichts davon zurück. Investieren Sie lieber in die Zukunft - mit einem modernen und preiswerten DMS.“ meint Grünbichler, „Bei den meisten unserer Kunden hat sich die Investition in directarchiv schon im ersten Jahr mehr als amortisiert, denn umgerechnet ist es nur 1 € pro Mitarbeiter und Tag, den ein Unternehmen für directarchiv ausgibt. Wer kann da noch Nein sagen?!“.