150 Mitarbeiter, 1500 Bewerbungen

(Zürich) Gemeinnützige, nicht gewinnorientierte Gruppe globegarden organisiert Bewerbermanagement mit neuer E-Software

Die 150 Mitarbeiter der nicht-gewinnorientierten Gruppe globegarden tun das was viele gern tun würden: Mit der Zukunft arbeiten! Die gemeinnützige Organisation, die schweizweit Kinderkrippen, Kindergärten und Kinderhorte führt, wird jährlich von 1500 Bewerbungen und mehr „überschwemmt“.

Diese Menge an Zuschriften bewältigt die Organisation jetzt mit Hilfe einer E-Bewerbermanagement-Software. Das Besondere daran: Das Team zählt! Die Kita-Leitungen und die Personalabteilung arbeiten im Team mit der Software und sorgen dafür, dass jeder Bewerber innerhalb von kürzester Zeit eine Zu- oder Absage erhält.

Der nicht-gewinnorientierte Träger von Kindertagesstätten globegarden erschafft seit 2008 Kinderbetreuungsplätze in der ganzen Schweiz. Die gemeinnützige Organisation, die dem Netzwerk Kinderbetreuung, der Kinderlobby Schweiz, Stimme Q, Erfolgsfaktor Familie, Alliance F und der Global Shapers angehört, hat die Verbesserung von Beruf und Familie durch qualitative Kinderbetreuung als Zielsetzung. Der Schwerpunkt liegt auf der frühkindlichen Förderung im Elementarbereich.

Der starke Betreuermangel im Kinderbetreuungsmarkt ist eine aktuelle grosse Herausforderung für viele Trägerschaften und Kinderkrippen. Dies veranlasste die Verwaltung als Schweiz weit erster Träger eine professionelle E-Bewerbersoftware einzuführen.

Dabei war für die Entscheidungsträger vor allem die Unterstützung der nahtlosen Zusammenarbeit im Team wichtig. Verantwortung für das Recruiting ist die Personalabteilung, den Entscheid über eine Einstellung trifft die Kita-Leitung. Insgesamt 18 Personen bewerten die Bewerbungen, kommunizieren mit den Bewerbern und laden sie zum Vorstellungsgespräch ein oder senden ihnen eine Absage. Die finale Einstellungsentscheidung übernimmt die Kita-Leitung. Mit der Einführung der Software verfolgt globegarden das Ziel, die Mitarbeiterinnen zu entlasten und mehr Übersichtlichkeit und Struktur in das Bewerbermanagement zu bringen. Außerdem werden über das System Online-Bewerbungen ermöglicht und gefördert. Die Personalabteilung stößt den Prozess an, wenn ein Bewerbungsschreiben eingeht, und hat den gesamten Vorgang im Blick. Die Zeit vom Eingang der Unterlagen bis hin zur Zu- oder Absage soll auf maximal drei Wochen beschleunigt werden.

Damit das funktioniert, können die Kita-Leitungen sogar von unterwegs auf die Bewerbungen zugreifen.
Bei der Auswahl der Software war entscheidend, dass sich die Prozesse und Rollen im System frei gestalten lassen und die Oberfläche intuitiv zu bedienen ist. Auch war es wichtig, dass die Lösung als Software-as-a-Service zur Verfügung steht, damit der Aufwand für die IT-Abteilung, die lediglich mit einer Person besetzt ist, möglichst gering ist.

Besonders wichtig war dem Träger, dass das System uns auch im Bereich Talent-und Mitarbeiterentwicklung unterstützen kann und z.B. Schulungen, Kurse und Fortbildungen transparent führt. Auch die Umsetzung der Richtlinien des Sozialdepartements oder des Erziehungsdepartements wie das Einholen von Strafregisterauszügen, Referenzen oder Diplomanerkennungen der Bewerber können die Mitarbeiter anhand des Systems vereinfacht, zeitsparend und noch viel professioneller umsetzen.